Während eines auf zwei Jahre befristeten strategischen Projekts soll der Aktenlauf von Papierdokumenten auf einen digitalen Aktenlauf umgestellt werden. Dafür wird zunächst der analoge Aktenlauf in Pilotkliniken analysiert, bevor darauf aufbauend digitale Abläufe definiert und implementiert werden. Ziel ist der Aufbau eines Datenmanagements, das klinikumsweit eingesetzt werden kann.
Sie arbeiten dabei in der Abteilung Digitalisierung und Archiv des Geschäftsbereichs Patientenverwaltung. Dort werden alle Papierdokumente nach der Behandlung digitalisiert. Das Team Digitalisierung ist insbesondere für das digitale Archiv verantwortlich, einschließlich der Organisation der Dokumente im KDL-basierten Klinikumregister.
In Abstimmung mit den Instituten wird der Transport der Papierdokumente koordiniert sowie das Scannen entweder vor Ort oder gemeinsam mit einem externen Dienstleister umgesetzt. Durch gezielte Qualitätssicherungsmaßnahmen wird der Standard des digitalen Archivs kontinuierlich verbessert.
Darüber hinaus sollen Auswertungen des Aktenlaufs dazu beitragen, in den kommenden Jahren klinikumsweit eine vollständig elektronische Patientenakte einzuführen. Das Team Digitalisierung übernimmt dabei eine aktive und gestaltende Rolle.
